学生档案管理办法（试行）

为规范学校学生档案管理工作，根据《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）和《普通高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）等文件精神，结合学校实际，制定本管理办法。

第一章 总则

第一条 学生档案是记载学生入学前和在校期间有关学习、奖惩、品行、本人和家庭基本信息及其他必要信息的个人档案材料，是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料,是国家和社会选拔录用人才的重要依据。

第二条 学生档案管理工作，是学校的一项常规性基础工作。为确保学生档案的完整、准确、系统、安全，学校学生档案由学生档案室统一管理。

第三条 学生档案管理工作内容：

（一）接收、整理学生档案材料；

（二）办理学生档案的查阅、借阅；

（三）做好学生档案的安全、保密、保管工作；

（四）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案统计工作；

（五）将毕业生档案按照政策要求邮寄至户口所在县区人才市场或用人单位；

（六）办理其它有关学生档案事项。

第四条 新生档案由各系辅导员老师负责接收、核查、整理，要认真、准确、客观做好本项工作，在新生资格审查完成后，将本班学生档案移交招生就业指导中心统一管理。

第五条 辅导员作为学生在校期间档案材料形成的主要人员，要做好学生在校期间形成的档案材料的收集、整理。

第六条 退学、休学、入伍的情况，辅导员要及时走网上流程；转专业的学生信息要及时从教务处获得。以上情况需要新增学籍卡学籍变动信息，并调整档案位置。

第七条 在学生离校后，档案室组织全体毕业班辅导员装入必要档案材料、封档，并将顺利毕业的学生档案派发。成绩不合格、休学、入伍的学生档案继续由档案室保管。

第二章 档案归档范围

第八条 归档的学生档案材料，必须真实、准确、全面地反映学生的学习、成长过程，对形成部门及个人当前和长远具有参考价值和凭证作用。

第九条 学生档案的归档范围：

（一）中学学籍表；

（二）中学毕业生登记表；

（三）中学学业水平成绩单；

（四）考生体检表；

（五）考生成绩与志愿表；

（六）录取新生综合登记表或中职升入高职教育申请表（3+2转段生有）；

（七）录取通知书；

（八）我校学籍卡；

（九）学生成绩单；

（十）毕业生登记表；

（十一）专升本报名登记表；

（十二）荣誉、奖励材料；

（十三）处分及处分解除材料；

（十四）其它必要材料。

第三章 档案收集与管理

第十条 学生档案管理人员对收集的材料要认真鉴别。属于归档范围的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清晰方能归档。不属于归档范围的材料，可视情况予以处理，必要时退还形成材料的部门。

第十一条 新生入学后，档案由各系负责核查、整理、归档，具体要求如下：

（一）核查学生档案记载信息是否准确、规范。学生及学校在填写学生履历等表格时，学生姓名书写要准确，不能写同音字，个人不能随意改名；要求身份证、学籍卡及档案记载上的姓名出生年月日一致；反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。

（二）核查后，将学生档案资料换装学校统一的档案袋。如原档案袋上贴有高考报名登记表等相关表格信息和数据的，要一并装入新的档案袋中。

（三）规范填写档案袋。要求用签字笔或钢笔书写，字迹要清晰、工整。每个档案袋上填写学生姓名、性别、户口所在地等信息。

（四）以班级为单位填写《**年**班新生建档表》，作为档案移交的重要依据，同本班档案一起移交档案室。

（五）以班级为单位填写《学籍卡》，收集完整后，档案室移交办公室留存。

第十二条 专升本录取的学生要将《专升本报名表》归入学生本人档案。

第十三条 学生重要奖励、处分材料产生后，毕业封档时要归入学生本人档案。

第十四条 休学学生的档案作为非在校学生档案妥善保存。学生休学、复学时，应当及时变更学籍卡信息，复学后将其档案按所在班级重新归入在校生新班级档案。

第十五条 接到学生留级通知后，档案室应当及时将留级学生的档案转至新班级，注销原班级名字并说明原因。

第十六条 退学的学生档案在致信流程结束后，辅导员联络学生本人领取。

第四章 档案保管与保护

第十七条 根据安全保密和便于查找的原则，对学生档案进行严密、科学地保管。

第十八条 学生档案要在专门档案室，用铁皮档案柜存放。

第十九条 建立学生档案登记和统计制度，发现问题及时处理。

第二十条 档案室要不断研究和改进学生档案的管理方法，逐步实现科学化、标准化和现代化管理。

第五章 档案使用

第二十一条 确需查阅和借阅学生档案的，须遵守下列规定：

（一）各系只能查阅本系学生档案。查阅学生档案，须经系领导同意后，由学生档案管理人员或辅导员查阅。外单位查阅学生档案，应提供其单位介绍信。

（二）学生档案一般不外借，必须外借时，须说明理由，并经所在系领导同意后，方可外借。

（三）查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、抽取、撤换档案材料。

（四）学生个人不得查阅自己的档案材料。

第六章 附则

第二十二条 本办法由招生就业指导中心负责解释。

第二十三条 本办法自发布之日起施行。